1. Chuẩn bị và lập hợp đồng dịch vụ
Trước khi triển khai bất kỳ dự án nào, việc ký kết hợp đồng là yêu cầu bắt buộc. Hợp đồng cần được xây dựng dựa trên các mâu chuẩn nội bộ và tùy biến theo từng loại hình dịch vụ (Web, Ads, Retainer, Production).
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng gồm:
- Tên dự án và mã hợp đồng
- Phạm vi công việc (Scope of Work)
- Giá trị và cách chia thanh toán (tạm ứng / theo phase / trả trước)
- Các mốc nghiệm thu
- Thời gian triển khai và hiệu lực hợp đồng
Lưu ý: Mọi hợp đồng đều phải được sẵn sàng trên Google Drive theo đúng cấu trúc: /Clients/TenKH/01.HopDong/
2. Quy trình thu tiền và nhận được ủy nhiệm chi (UNC)
Ngay sau khi hợp đồng được ký:
- PM/Sales gửi Phiếu yêu cầu thanh toán hoặc đính kèm thông tin tài khoản
- Bên A chuyển tiền và gửi lại UNC/sao kê
Lưu ý khi nhận UNC:
- Phải có đúng nội dung giao dịch: “Tạm ứng/Thanh toán dịch vụ theo HĐ số…”
- Gữu ngay cho kế toán và cập nhật vào folder PPW:
/Clients/TenKH/02.ThanhToan/
3. Xuất hóa đơn VAT đúng quy trình
Các nguyên tắc xuất hóa đơn:
- Dịch vụ trả trước 100% (VD: maintenance): Xuất hóa đơn ngay sau khi nhận tiền
- Dự án chia giai đoạn: Xuất hóa đơn tương ứng sau mỗi BBNT
Yêu cầu với hóa đơn:
- Ghi rõ tên dự án + số hợp đồng + đợt thanh toán
- Ngày hóa đơn không được trước BBNT (nếu có BBNT)
- Lưu file PDF + XML vào Drive:
/Clients/TenKH/03.HoaDon/
Lưu ý: Sử dụng Google Sheet log toàn bộ thông tin hóa đơn để Finance dễ theo dõi, soố sánh khi quyết toán thuế (Link)
